KI-Praxis als Projektmanagerin: Von Expertin zu Expert:in

Liebe Daniela, danke, dass du uns Einblick in deinen Arbeitsalltag mit KI gewährst. Wie hat sich deine Arbeit durch Künstliche Intelligenz verändert?

Meine Arbeitseffizienz hat sich deutlich erhöht, weil ich einige Arbeitsschritte automatisieren konnte. Dadurch habe ich Zeit für Tätigkeiten gewonnen, die in der Prioritätenliste deutlich höher liegen. Ich kann mich stärker auf das Management und die Entscheidungsfindung konzentrieren.

Zudem kann man sich mithilfe von KI in kurzer Zeit hilfreiches Wissen aneignen, was davor sehr viel Zeit in Anspruch genommen hat.

 

Du hast gesagt, du konntest einige Aufgaben abgeben. Welche sind das genau?

In meiner Rolle als Projektleiterin gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für KI, die meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten. Gerade in Projektmeetings kann man Aufgaben, wie zum Beispiel die Generierung von Meeting-Notizen, Protokollen und Statusupdates durch Transkription von der KI erstellen lassen. Diese Aufgaben sind zeitaufwendig und halten von strategisch wichtigeren Tätigkeiten ab. 

Auch für die automatische Generierung von Entwürfen für Berichte, Präsentationen oder Mails nutze ich Künstliche Intelligenz. So kann ich effizient weiter- und meine Ideen gezielt einarbeiten. Es ist praktisch, wenn man sich die anfängliche Ausarbeitung sparen kann.

Etwas, das ich zudem äußerst praktisch finde, ist die Unterstützung bei der Übersetzung oder sprachlichen Optimierung von Inhalten für internationale Meetings. Mithilfe von KI ist man dabei um einiges schneller.

 

Welche KI-Tools nutzt du dafür?

Im Arbeitsalltag greife ich auf unterschiedliche KI-Tools zurück: Der Microsoft Copilot wurde für einen Proofof concept (Teststellung) in Tools wie Word, Excel & Teams integriert. So nutze ich Copilot für die automatische Protokollerstellung. Während wir Meetings in Microsoft Teams abhalten, generierte Copilot mithilfe der Transkription automatisch Protokolle, fasst wichtige Diskussionspunkte zusammen und schlägt Aufgaben mit Verantwortlichen vor. Bei Präsentationen ist Copilot auch hilfreich: Basierend auf Projektstatus-Daten hilft das Tool, Inhalte für PowerPoint zu erstellen.

Man muss zwar beides nachbearbeiten, aber der Zeitaufwand ist viel geringer.        

Für Umformulierungen, Zusammenfassungen, Transkription und Informations-Bestimmung arbeite ich gern mit dem Copilot und TeamsChat. MidJourney ist ideal für die Generierung von Bildern.

ChatGPT verwende ich im privaten Umfeld, wenn ich eine Zusammenfassung zu allgemeinen Themen brauche und auch für Geburtstagsgedichte. 

 

Möchtest du uns noch deinen erfolgreichsten KI-Use-Case aus dem Arbeitsalltag vorstellen?

Ja, gern. Der größte Gewinn ist eindeutig die Automatisierung der Meeting-Protokolle und Status-Updates. Es erleichtert den Alltag einfach ungemein. Und die Zeitersparnis, die ich anderweitig für meine Projekte einsetzen kann, ist nicht außer Acht zu lassen.

 

Wir haben jetzt einen guten Einblick in deine KI-Nutzung bekommen. Bist du auch irgendwelchen Herausforderungen begegnet?

Wie bei allen unbekannten Themen gab es natürlich auch Herausforderungen. Vordergründig ist mir das Thema Datenschutz besonders wichtig. Die Nutzung personenbezogener Daten birgt Risiken hinsichtlich DSGVO, EU-AI Act und anderer Datenschutzrichtlinien. Unter anderem durch die Basiskurse von mytalents.ai fühlte ich mich allerdings deutlich sicherer.

Weiters ist es essenziell, dass man Halluzinationen und Prompt Engineering genau im Auge behält. Es ist wichtig, den generierten Inhalt immer genau zu prüfen – vor allem im Firmenumfeld. 

Das Ergebnis hängt unter anderem von geeigneten Prompts ab. Es ist viel Aufwand und Theorie - und Praxiserfahrung notwendig, um das Prompten zu erlernen. Ein allgemeiner Prompt kann generische oder irrelevante Antworten liefern. Zu strikte Vorgaben können die Kreativität der KI einschränken. Das sollte man immer berücksichtigen.

 

Du bist nun schon erfahren in der KI-Nutzung. Welche Tipps würdest du KI-Einsteigern mitgeben?

Bildet learning circles mit KI-Experten und-Expertinnen beziehungsweise mit anderen Einsteigern und Einsteigerinnen. Durch den Austausch lernt man neue Anwendungsfälle kennen und gelangt an den ein oder anderen hilfreichen Tipp. Außerdem bleibt man am Ball. Generell Weiterbildung ist sehr wichtig.

Vorsichtig sollte man mit sensiblen Daten sein und in der Firma nur KI-Tools verwenden, die vom Unternehmen hinsichtlich Datenschutz geprüft und freigegeben sind. 

 

Welcher mytalents.ai-Kurs hat dir am meisten weitergeholfen? 

Alle Kurse zu Copilot und ChatGPT. Vor allem die Use Cases vermitteln anschaulich, wie man KI gezielt im Arbeitsalltag einsetzt. 

Die Basiskurse sind hilfreich, um ein Verständnis für die Funktionsweise von KI zu erhalten. Als Projektleiterin für unser KI-Projekt ist es wichtig, KI besser zu verstehen und anwenden zu können. 

Die Grundkurse decken die Funktionen und Vorteile moderner KI-Tools ab. Dadurch bekam ich ein breites Verständnis für KI-Technologien und konnte mein Wissen im Prompt Writing und bei der Texterstellung mit KI ausbauen.

 

Gibt es weitere Kurse, die du gern konsumieren möchtest bzw. würdest du dir bestimmte Kurse auf der mytalents.ai-Plattform wünschen?

Die vertiefenden Masterclass-Kurse warten noch auf mich. An die werde ich mich bald setzen. Und über neue Projektmanagement-Kurse zur KI würde ich mich natürlich freuen.

 

Danke, dass wir deine Erfahrung mit Künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag mit anderen teilen durften. Möchtest du uns zum Abschluss noch etwas mitteilen?

Danke, dass ich durch mytalents.ai in die Welt von KI eintauchen und so nicht nur ein fundiertes Wissen erlangen, sondern auch meinen Arbeitsalltag positiv beeinflussen konnte. 

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